La Comunidad Europea y Latinoamericana de Capital Humano

Onboarding mentoring: Mentoring de los recién incorporados
CÁTEDRA TALENTO Y COMPROMISO

Antonio Peñalver

Mentoring de los recién incorporados

Sabemos que los programas de incorporación es más que una simple palabra de moda. El término «incorporación» se ha convertido recientemente en una parte del lenguaje empresarial moderno, pero el proceso real de incorporación de nuevos talentos ha continuado durante tanto tiempo como las empresas han existido. Ahora, lo reconocemos como una etapa importante en la experiencia general de los empleados.

Los mejores programas de incorporación
¿Qué hace que un buen programa de incorporación de nuevos empleados? Permite a los empleadores atraer nuevos talentos y brindarles las herramientas y la confianza para incorporarse y adaptarse a sus trabajos de manera efectiva. En el proceso de incorporación, el nuevo empleado han de recibir un tipo ayudas en su inicio que pueden incluir: un programa de capacitación y desarrollo inicial que incluye información sobre los detalles específicos de su trabajo, información y formación sobre las competencias que han de desarrollar y criterios y plazos de medición de su adaptación y progreso. Este proceso debe priorizarse, y no solo dejarse de lado en aras de realizar el «trabajo adecuado».

Un programa sólido de incorporación le proporcionará información como empleador sobre su personal y su nivel de aprendizaje. Esto dará como resultado el conocimiento del nivel de talento y habilidades dentro de su organización, y qué agujeros pueden ser llenados.

La incorporación debería ser emocionante e innovadora para todas las partes involucradas. Los nuevos empleados tendrán una sensación de inclusión, ya que su valor individual y sus contribuciones se discuten como parte del éxito general de la organización. Un exitoso programa de incorporación enseña y demuestra la cultura y los valores que su empresa quiere transmitir. Esto se hace a través de la práctica y el compromiso de dos vías. El entorno tradicional de un aula está desactualizado y la tecnología ayuda a optimizar el aprendizaje y los procesos. Las empresas modernas y en expansión a menudo utilizan un entorno más informal para el proceso de incorporación, fomentando la participación y la discusión para lograr el resultado deseado.

Los mejores programas de incorporación

¿Qué hace que un gran programa de incorporación? Permite a los empleadores atraer personal nuevo y brindarles las herramientas y la confianza para completar sus trabajos de manera efectiva. A través de la incorporación, el nuevo empleado puede recibir un tipo de paquete de inicio que puede incluir: un plan de capacitación y desarrollo, información sobre detalles específicos de su trabajo, tareas asignadas a su nivel de competencia, plazos para la finalización y un calendario de revisiones periódicas para Discutir su progreso. Este proceso debe priorizarse, y no solo dejarse de lado en aras de realizar el «trabajo adecuado».

Un programa sólido de incorporación le proporcionará información como empleador sobre su personal y su nivel de aprendizaje. Esto dará como resultado el conocimiento del nivel de talento y habilidades dentro de su organización, y qué agujeros pueden ser llenados.

La incorporación debería ser emocionante e innovadora para todas las partes involucradas. Los nuevos empleados tendrán una sensación de inclusión, ya que su valor individual y sus contribuciones se discuten como parte del éxito general de la organización. Un exitoso programa de incorporación enseña y demuestra la cultura y los valores que su empresa quiere transmitir. Esto se hace a través de la práctica y el compromiso de dos vías. El entorno tradicional de un aula está desactualizado y la tecnología ayuda a optimizar el aprendizaje y los procesos. Las empresas modernas y en expansión a menudo utilizan un entorno más informal para el proceso de incorporación, fomentando la participación y la discusión para lograr el resultado deseado.

Hora
El problema es el tiempo. Las empresas necesitan reclutar rápidamente, superar los objetivos presupuestarios y continuar innovando año tras año. La pregunta es, ¿dónde se encuentran los empleados en todo esto? ¿Los empleados estarán preparados para tener éxito si el tiempo no se ha invertido cuidadosamente en ellos? Los empleados que trabajan en una organización durante 12-18 meses aún pueden considerarse «nuevos», pero a menudo se espera que puedan establecerse después de unos pocos meses. Un programa de incorporación que incluye tutoría es una forma de garantizar el éxito de los empleados.

Pasos del proceso de incorporación


Reclutamiento
El proceso de reclutamiento debe ser claro y conciso. Las entrevistas con candidatos potenciales deben usarse como una oportunidad para comunicar qué tipo de futuro pueden esperar con su empresa. ¿Funcionarán bien dentro de ese equipo y tendrán una relación positiva con su gerente? Puede encontrar un candidato que supere todas sus expectativas, pero si no comunica cómo su empresa es la adecuada para ellos, podría perder a un gran empleado. Hasta un tercio de los empleados recién contratados terminan renunciando justo antes o durante la etapa de orientación. Esto significa que una aceptación verbal o un apretón de manos después de una oferta de trabajo ya no son una garantía de que su nuevo empleado aparecerá en su primer turno. Un programa de incorporación bien diseñado y una orientación mentalmente estimulante que utiliza ejercicios visuales y prácticos son dos grandes estrategias para garantizar que el nuevo personal sienta que ya está invertido y ansioso por aprender más sobre la empresa.

Mentoring
La inclusión de un programa de mentoría en el proceso de incorporación indica al mentor y al mentoreado que la organización se preocupa por su desarrollo. Establecer una relación de mentoría desde el primer momento crea una relación entre el nuevo empleado y el mentor experimentado que está familiarizado con la cultura, la estructura y el rol de la empresa.
El mentor deberá simpatizar con las necesidades y sentimientos del nuevo empleado que puede estar ansioso y dudoso durante su presentación en la empresa. Dos características clave de esta relación de mentoría serán la confianza y la confidencialidad.
20-30% de los nuevos empleados dejarán una empresa dentro de los primeros 90 días. A veces hay otros factores que contribuyen, como circunstancias personales o enfermedades, pero una gran parte de este porcentaje que se va se debe a nuevas contrataciones que no se sienten bienvenidas, valoradas o claras sobre lo que se espera de ellos. Si considera que durante el proceso de solicitud, las personas que buscan trabajo rara vez solicitan un solo trabajo, y probablemente hayan asistido a varias entrevistas. Las ofertas de otros empleadores pueden llegar después de que esta nueva contratación ya haya comenzado en su empresa. Una forma de abordar esto es asegurarse de que su nuevo empleado se sienta bienvenido y relacionarlo con un mentor potencial. Seleccionar y completar esta partida no tiene por qué ser un juego de adivinanzas, ya que el software de tutoría puede ser una herramienta valiosa para agilizar este proceso.

Gestión del tiempo
La clave para una incorporación exitosa es garantizar que se dedique el tiempo suficiente a la capacitación de los empleados, pero también verificar que la capacitación esté dirigida a las personas y que no se pierda el tiempo en el tipo incorrecto de capacitación. Por ejemplo, un segmento de un programa de incorporación podría centrarse en proporcionar una comprensión básica de un CMS que se utiliza en toda la empresa. Dependiendo de quién reciba la capacitación, esto solo puede tomar una hora de tiempo para alguien que confía en las computadoras y aprende rápidamente, pero puede tomar más tiempo para alguien que acaba de cambiar de roles y tiene conocimientos limitados de informática. En escenarios como este, es importante dirigir el entrenamiento a cada individuo y asegurarse de que nadie se sienta apurado o expuesto por tomar más tiempo para aprender algunas partes del entrenamiento.

Puede ser fácil descuidar el programa de incorporación y las tareas asociadas, ya que esto no siempre se ve como una actividad comercial central. Sin embargo, con la aceptación y el apoyo correctos, la incorporación puede considerarse menos una distracción o una tarea rutinaria y demostrarse como una herramienta crucial para inculcar la cultura y los valores de la empresa y aumentar la productividad.

Una perspectiva interesante a tener en cuenta es que la incorporación no tiene que estar reservada para nuevos reclutas, se puede usar cuando un empleado es ascendido o para ayudar a prepararse para el ascenso. Es una gran oportunidad para revisar las habilidades después de trabajar muchos años para una empresa, y para refrescar y revitalizar al personal a largo plazo. Incorporar a su personal actual también asegura que todos en la organización estén en la misma página en términos de la capacitación y los mensajes que han recibido.

Registro = Compromiso del empleado

Introducir un sistema de incorporación es solo el primer paso. Se requieren puntos de control regulares, monitoreo del progreso y comentarios de todos los involucrados para que el proceso de incorporación tenga éxito y pueda justificarse financieramente. Los puntos de control proporcionarán información valiosa para la organización sobre cómo funciona el sistema de incorporación o qué puede ser necesario ajustar.

El registro también proporciona comentarios valiosos al empleado. Supongamos que un empleado ha estado en la empresa durante 6 meses, ha completado su orientación y se está instalando como parte del equipo, logrando regularmente sus objetivos. Este empleado marca todas las casillas, pero no hay nadie allí para marcar las casillas y reconocer esto. Nadie está revisando sus objetivos o ayudándolos a establecer nuevos objetivos. El nuevo empleado ha tenido un tiempo limitado con su mentor, y siente que son una molestia al pedirle a su mentor más a la vez. Este empleado es un activo valioso para la empresa y ahora se siente desanimado y desmotivado. Pueden comenzar a cometer pequeños errores o atajos, ya que nadie se da cuenta realmente de su trabajo.

Tal vez este empleado escuche sobre un nuevo lugar de trabajo en el que un viejo amigo comenzó a trabajar hace 6 meses. Este amigo ya está en un plan de capacitación y desarrollo para el próximo conjunto de nuevas iniciativas, su mentor se comunica con ellos regularmente  y les ofrece asesoramiento y asesoramiento. Han sido introducidos a niveles superiores de gestión y están incluidos en los procesos de toma de decisiones. ¿Dónde crees que está nuestro nuevo empleado ahora?

Los registros regulares reforzarán la confianza de ambas partes entre sí y se pueden programar fácilmente con la ayuda del software de soporte. Realmente no hay excusa para que el programa de mentoría falle en este caso.

Establecer hitos para los logros de aprendizaje y manejar los comentarios de una manera menos formal que una evaluación de desempeño le da al empleado la oportunidad de expresar sus preocupaciones. También les permite aclarar su estado actual, especialmente cuando se está considerando el bajo rendimiento. El registro de un mentor debe ser un uso productivo del tiempo y agregar valor al programa de incorporación.

Un kit de incorporación para nuevos empleados

El enfoque de incorporación para un nuevo empleado puede adaptarse y personalizarse para cada trabajo y nuevo recluta. La planificación cuidadosa y la consideración del programa de incorporación y el proceso de orientación serán la diferencia entre un nuevo empleado que se siente abrumado, infravalorado, motivado y empoderado. Detalles simples, como tener suficientes botellas de agua alrededor de la mesa para el grupo de nuevos empleados, pueden marcar una gran diferencia. Muestra que se está prestando atención a cada persona que asiste y que tiene la confianza de que todos van a aparecer. Un kit de incorporación estándar incluirá información como el contrato de trabajo y los términos, detalles de inicio de sesión para la plataforma de aprendizaje de los empleados, plazos clave y plazos para la capacitación, una guía sobre quién es quién.

Medición del éxito de los planes de incorporación

Una vez que el proceso de incorporación está implementado con los mentores asignados, los registros planificados y las actualizaciones de progreso, el siguiente paso importante es medir el éxito del programa. Hay varias formas de hacer esto, pero tres de las más populares son:

Pregunte: los comentarios de las encuestas en línea son una herramienta habitual para la mayoría de las empresas en lo que respecta a los clientes, entonces, ¿por qué no se utilizarían para determinar cómo los empleados ven su trabajo y sus compañeros? Los empleados pueden proporcionar comentarios sobre capacitación, orientación, ambiente de trabajo e instalaciones y es más probable que den opiniones honestas si la encuesta es anónima. Esto podría facilitarse con el software, y la retroalimentación que se proporciona desde detrás de la pantalla de una computadora realmente aumenta el nivel de anonimato. Los excelentes programas de tutoría permiten que los nuevos empleados se sientan cómodos ofreciendo sus opiniones y comentarios sobre cómo mejorar la incorporación para futuros nuevos reclutas.

Retención del personal: las hojas de cálculo y las calculadoras pueden proporcionar a Recursos Humanos los datos específicos sobre las tasas de rotación, pero es fácil evaluar si más personal se queda con una organización a menor escala. Compare su tasa de retención de empleados con el promedio nacional, su sector y años anteriores. Si el programa de incorporación se introduce en un departamento antes que en otros, compare la retención en ese departamento con el resto de la organización. Los datos analíticos también podrían usarse para medir el nivel de compromiso que los empleados tenían dentro de un programa de mentoría frente a su tasa de retención; Esta estadística clave puede ser muy útil para justificar un programa.

Negocio mejorado: ¿cómo se ve el informe de pérdidas y ganancias? ¿La empresa está generando más ganancias operativas? El vínculo directo entre la incorporación, la tutoría y las ganancias y pérdidas puede ser difícil de ver, sin embargo, el software de tutoría puede ayudar a simplificar este proceso. Si la rotación de personal le costó $ X el año pasado, y ese número ha disminuido desde la introducción de un programa de incorporación, se puede razonar que la oportunidad de tutoría, establecimiento de objetivos y comentarios han contribuido a reducir los costos de rotación.

Papel del mentoring en la incorporación de nuevos empleados

El mentoring es una relación en la que una persona más competente, experimentada o conocedora capacita a un nuevo empleado para que desarrolle las habilidades y el temperamento adecuados para sobresalir en el trabajo. Es un programa de capacitación que involucra a un nuevo empleado y un mentor donde el nuevo empleado sigue a su mentor para aprender nuevos aspectos relacionados con el trabajo y la organización. El mentor puede ser mayor o menor que la persona que recibe la mentoría, pero debe tener cierta área de especialización. Es una asociación de aprendizaje y desarrollo entre alguien con vasta experiencia y alguien que quiere aprender.

La incorporación es un paso importante en el proceso de reclutamiento. A medida que los nuevos empleados realizan el cambio de candidato a empleado, las decisiones que la organización toma durante la fase inicial pueden sentar las bases para una larga asociación con la empresa. La investigación muestra que un proceso estratégico de incorporación de nuevas contrataciones conduce a una mayor satisfacción laboral, compromiso y retención de los empleados, compromiso organizacional, disminución de la rotación y un mejor rendimiento.

La mayoría de las empresas no toman en serio la incorporación. Un error común que cometen las organizaciones es tratar la incorporación como un evento único en el que los nuevos empleados completan formularios y se sientan en clases de orientación. En cambio, la incorporación debería ser un proceso de un año en el que los nuevos empleados participen activamente en la organización y su cultura y procesos. Una de las mejores maneras de hacerlo es programando un programa de tutoría en el que la empresa pueda asignar nuevas contrataciones con empleados de alto nivel, asegurando que se vuelvan centrados, motivados y productivos desde el principio.

Los beneficios del programa de mentoring personalizado de los nuevos empleados son muchos, enumeramos algunos

Transferencia de conocimiento
Un programa de mentoring asegura que el nuevo empleado tenga todo el acceso e información necesarios para comprender y contribuir en su trabajo. Estos incluyen organigramas, detalles de inicio de sesión, información de contacto clave, capacitación técnica para sistemas comerciales específicos. Las empresas ofrecen capacitación sobre la empresa, su visión y misión, su ética y cultura. Ciertas compañías también proporcionan información sobre matices específicos de la compañía, acrónimos y terminologías técnicas o de otro tipo.

Claridad de funciones
Esto se relaciona con qué tan bien un nuevo empleado ha entendido y comprendido su rol y las expectativas de la organización. La claridad de los roles y los indicadores clave de rendimiento específicos ayudan a establecer las expectativas relacionadas y aumentan la autoeficacia. Esto afecta directamente la lealtad, el compromiso y la retención. Si los roles y las expectativas se dejan ambiguos, el rendimiento y la confianza se deslizarían rápidamente. De hecho, un estudio de empleados en los Estados Unidos y el Reino Unido descubrió que las empresas pierden aproximadamente $ 37 mil millones cada año como resultado de que los empleados no entienden sus trabajos. Por lo tanto, la claridad del rol es una buena indicación de cuán bien ajustado está un nuevo empleado. Establecer KPI también ayuda a dar a los nuevos empleados una comprensión de su papel y contribución al departamento específico y a la organización en su conjunto. Los KPI también ayudan a proporcionar oportunidades de capacitación y desarrollo para que el empleado desarrolle y amplíe su conjunto de habilidades.

Comprender la cultura organizacional
Esto implica proporcionar a los empleados un sentido de las normas organizacionales, tanto formales como informales. Es esencial ayudar a los nuevos empleados a comprender los matices de la cultura única de una empresa, y orientarlos a encontrar su propio lugar dentro del sistema. La misión y la visión de la empresa, sus valores, su ética, su estilo e idioma únicos e incluso las bromas de la oficina son importantes para que un nuevo empleado se integre rápidamente en la organización. Un nuevo empleado a menudo lleva equipaje previo, que es un conjunto de actitudes, normas y experiencias derivadas del lugar de trabajo anterior. Este equipaje puede ser perjudicial y la tutoría ayuda a eliminarlo para que el nuevo empleado pueda comenzar de nuevo.

Desarrollo de carrera
Establecer un programa de mentoring de desarrollo profesional para empleados permite a una organización ayudar a los empleados junior a aprender las habilidades y comportamientos de los empleados senior que los empleados junior necesitan para avanzar a puestos de mayor responsabilidad. Este tipo de programa de tutoría puede ayudar a alinear las metas organizacionales con las metas profesionales personales de los empleados (de progresar dentro de la organización). Ofrece a los empleados la capacidad de avanzar profesionalmente y aprender más sobre su trabajo. Esta colaboración también brinda a los empleados una sensación de compromiso con la organización, lo que puede conducir a mejores tasas de retención y una mayor satisfacción de los empleados.

Mentoring de talento superior
Los empleados más talentosos en las organizaciones tienden a ser difíciles de retener, ya que generalmente buscan mayores desafíos y responsabilidades, y es probable que se vayan a una organización diferente si no sienten que se les está dando la oportunidad de desarrollarse. Los mejores talentos, ya sea en una función de innovación o gestión, tienen un potencial increíble para hacer que sucedan grandes cosas para una organización. La creación de un programa de mentoría para empleados de alto potencial que les brinde orientación individual de los líderes principales puede ayudar a construir el compromiso de estos empleados talentosos, darles la oportunidad de desarrollarse y aumentar su retención en la organización.

Garantizar la seguridad y la protección
El programa de mentoring garantiza que el nuevo empleado conozca los procedimientos de seguridad en el nuevo lugar de trabajo. Educar al nuevo empleado sobre los planes de seguridad en las oficinas. Es necesario comunicar un plan de seguridad vigente durante una situación de emergencia o incidentes de robo, desastres naturales, agresión en el lugar de trabajo y actos terroristas.


Desarrollando conexiones sociales
El mentoring ayuda al nuevo empleado a establecer las conexiones sociales necesarias y comprender las estructuras de poder y las jerarquías de los equipos en la empresa. Esto se relaciona con todas las relaciones interpersonales necesarias y las redes de información que serían necesarias para el trabajo. El 60% de los gerentes que no logran incorporarse con éxito mencionan el fracaso para establecer relaciones de trabajo efectivas como una razón principal. Los empleados también deben sentirse socialmente cómodos y aceptados por colegas y compañeros de equipo. La integración en el equipo de uno está directamente relacionada con el compromiso y la productividad. Las relaciones de alta calidad con gerentes, líderes y otros miembros del equipo son vitales.

 

Por Antonio Peñalver, Director General del Instituto Internacional de Capital Humano y Socio director de People First Consulting